A importância de controlar a entrada e saída de mercadorias da sua empresa

Quem trabalha com controle de estoque, conhece os desafios dessa área. É preciso controlar muito bem o fluxo de entrada e saída das mercadorias para minimizar perdas e garantir a eficiência e o cumprimento dos prazos.

O fluxo de entrada e saída é uma representação do lucro gerado pela empresa. Deixar de controlá-lo significa deixar de acompanhar e cuidar do dinheiro do negócio.

Além disso, quando não existe um controle de estoque rígido, a tendência é que o desperdício de mercadorias seja maior.

Com o resultado dos dados de entrada e saída, o gestor será capaz de tomar decisões mais eficientes e que refletem as necessidades reais da empresa. Também se evita a saída não autorizada de mercadorias, desvios e furtos.

Assim, o desperdício será zerado ou reduzido consideravelmente se a equipe tiver registros de todas as entradas e saídas, garantindo que nenhum prazo de validade se perca.

Por fim, mercadoria parada em estoque é sinônimo de dinheiro parado, uma vez que cada uma delas é um investimento feito.

Confira dicas para fazer um controle eficiente

A atividade de estocagem se refere à conservação e guarda de materiais, que podem ser desde matérias-primas até produtos acabados, em um lugar próprio para esse fim.

Esse processo, de forma simplificada, se encontra entre o recebimento e a separação dos pedidos, e contempla a formação, manutenção, organização e gestão do estoque dentro de um armazém ou depósito.

Logo, a estocagem faz parte do processo de armazenagem, que é uma atividade mais ampla e sobre a qual abordaremos abaixo.

O que é armazenagem?

  • Crie regras e padrões de entrada, saída e armazenagem
  • O primeiro passo é determinar onde cada mercadoria será armazenada e criar regras sobre a movimentação e a estocagem de mercadorias. Cada item precisa estar alocado conforme condições, por exemplo, de temperatura e umidade.

    Além da localização, também devem ser determinados procedimentos a serem seguidos toda vez que uma mercadoria precisar entrar ou sair do estoque.

     

  • Faça inventários periodicamente
  • Mesmo com as regras, é normal que aconteçam erros e, após algum tempo, o seu inventário real contrarie com o que está registrado nos sistemas. Para minimizar essas diferenças, faça inventários regularmente.

    Ao checar o estoque físico, você deve ficar atento aos desvios causados por avarias, furtos e falhas no registro das movimentações, além de itens fora da validade.

    Ao implementar ferramentas de controle, você pode estabelecer metas para que os desvios no inventário sejam reduzidos ao longo do tempo.

     

  • Implemente sistemas de gestão
  • Existem muitas ferramentas que podem ser usadas para auxiliar na gestão. Os controles manuais não são recomendados por serem suscetíveis a muitos erros.

    Para escolher a melhor solução, você precisará observar o tamanho da empresa, a quantidade de movimentações e de mercadoria, além do segmento em que você atua. Avalie sempre o custo-benefício de cada ferramenta.

    O uso de sistemas de gestão, além de auxiliar no controle, também facilita a troca de informações e garante melhor comunicação entre as equipes.

    Os times de vendas, compras e estoque podem se integrar melhor quando os dados estão acessíveis para todos.

     

  • Treine sua equipe
  • De nada adianta investir em ferramentas, se a sua equipe não entender a importância de otimizar o fluxo de entrada e saída e de manter o estoque bem controlado. Por isso, seus funcionários precisam ser treinados constantemente.

    Ofereça orientações tanto no uso das ferramentas quanto na parte estratégica para que eles sejam parte dessa cultura que valoriza o controle e a gestão.

    Oriente-os a controlar rigidamente cada entrada ou saída e registrar dados como prazo de validade, localização da mercadoria na empresa, data de entrada, entre outros.

     

  • Faça um mapeamento do fluxo
  • Além de controlar tudo que está no estoque, você também pode otimizar as atividades de movimentação e transporte.

    Para isso, é importante mapear todo o fluxo de mercadoria desde o momento que ela chega à empresa até quando sai para ir até o cliente.

    Ao mapear esse caminho, você conseguirá detectar se estão sendo feitas movimentações desnecessárias, se o fluxo realmente está seguindo o caminho mais rápido e prático, e assim por diante.

    Você também será capaz de detectar gargalos nos processos e identificar necessidades de melhoria.

Para garantir a eficiência, otimize-a fazendo melhorias como:

  1. adaptação da estrutura ao tamanho do espaço disponível;
  2. escolha do tipo certo de armazenagem;
  3. busca de soluções alternativas caso existam falhas na atual estrutura que estão causando avarias nas mercadorias;
  4. investimento em racks, caçambas, pallets e caixas adequadas aos tipos de mercadorias com os quais seu negócio lida.

O principal benefício da adoção dessas medidas é o que chamamos de segurança de estoque.

Sendo assim, frisamos a importância de registrar e acompanhar de perto o fluxo de entrada e saída de mercadorias em qualquer negócio.

Com regras estabelecidas, equipe bem treinada, sistemas de gestão e infraestrutura adequados, o controle de estoque tem potencial para se tornar motivo de tranquilidade para gestores, diretores e empreendedores.

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